Umawianie spotkań B2B: jak to działa i ile kosztuje

Pod hasłem umawianie spotkań sprzedawane są trzy różne rzeczy: telefon z call center, sekwencja e-maili z LinkedInem i ich połączenie. Zanim porównasz oferty, ustal, który model Ci odpowiada, bo od niego zależy cena, ryzyko prawne i to, kto rozmawia z Twoim klientem.

Trzy modele umawiania spotkań

Wybór kanału wynika z zachowania kupującego. Dyrektor produkcji w średniej firmie odbiera telefon rzadziej, niż odpowiada na konkretny e-mail. Dyspozytor w firmie transportowej odwrotnie. Dlatego zacznij od pytania, gdzie Twoi kupujący odpowiadają.

Co liczy się jako spotkanie

Słowo spotkanie znaczy u różnych agencji różne rzeczy: od wpisu w kalendarzu po rozmowę z decydentem, który zna temat i się stawił. Zanim podpiszesz umowę, zapytaj o cztery rzeczy na piśmie. Czy firma pasuje do Twojego profilu klienta? Czy rozmówca ma wpływ na decyzję? Czy wie, o czym będzie rozmowa? Czy spotkanie się odbyło i nie skończyło się na wpisie w kalendarzu?

Zapytaj także, czy rozliczenie obejmuje spotkania, które się odbyły, czy zarezerwowane. Różnica potrafi wynieść jedną trzecią. Agencja, która gwarantuje stałą liczbę spotkań miesięcznie, obiecuje wynik, którego nie kontroluje. Rzetelny dostawca zobowiązuje się do procesu: targetowania, danych, treści i dostarczalności.

Za spotkanie czy abonament

Opłata za spotkanie premiuje liczbę wpisów w kalendarzu. Najczęstszą wadą tego modelu są spotkania słabo zakwalifikowane, bo agencji opłaca się wysyłać więcej, a nie lepiej. Abonament płaci za pracę: listę, domeny, treści, wysyłkę i obsługę odpowiedzi. Ryzyko wolnego miesiąca zostaje po stronie klienta, więc abonament wymaga uczciwej umowy.

Przy długim cyklu sprzedaży, typowym dla przemysłu, transportu i usług B2B, sensowniej oceniać liczbę i jakość rozpoczętych rozmów niż sprzedaż zamkniętą w jednym kwartale. Porównanie cen agencji w Polsce i w Niemczech znajdziesz w tekście Ile kosztuje generowanie leadów B2B.

Prawo: telefon i e-mail w Polsce

Dwie rzeczy podlegają ocenie. RODO decyduje, czy wolno Ci użyć danych osoby kontaktowej, a uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f jest zwykłą podstawą dla publicznie dostępnych kontaktów biznesowych. Osobna reguła decyduje, czy wolno Ci w ogóle wysłać wiadomość albo zadzwonić.

W Polsce reguła zapisana jest w art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, która obowiązuje od 10 listopada 2024 r. Zakazuje on używania automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, do abonenta lub użytkownika końcowego, chyba że uprzednio wyraził zgodę. Przepis nie wyłącza firm. Jeśli zgody brak, Prezes UKE może nałożyć karę do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 000 000 zł, przy czym stosuje się kwotę wyższą (art. 446 ust. 5).

W 2019 r. UKE nałożył 80 000 zł kary na Koksztys S.A. za 30 636 rozmów marketingowych bez wymaganych zgód i uznał, że to dzwoniący musi udowodnić zgody. Źródła z datami zebraliśmy na stronie Is cold email legal in Poland? Article 398 PKE, explained (po angielsku). To nie jest porada prawna: przed pierwszym kontaktem poproś o pisemną opinię polskiego prawnika.

Jak to robi Ripe Leads

Ripe Leads nie umawia spotkań telefonicznie i nie ma call center. Budujemy listę firm z publicznych danych biznesowych, rejestrujemy i rozgrzewamy domeny nadawcze, piszemy wiadomości w języku kupującego, prowadzimy sekwencję e-maili z wiadomościami na LinkedIn i przekazujemy każdą odpowiedź od zainteresowanej firmy do Twojej skrzynki. Rozmowę i zamknięcie sprzedaży prowadzisz Ty.

Cena jest stała i publiczna: 3 750 € w pierwszym miesiącu z wdrożeniem i startem, potem 2 850 € miesięcznie. Pierwsze wysyłki ruszają do 14. dnia, pierwsze odpowiedzi od zainteresowanych firm pojawiają się w tygodniu 3 do 4. Pierwsza odpowiedź w ciągu 30 dni od startu wysyłki albo drugi miesiąc gratis, a zrezygnować możesz w dowolnym miesiącu z 28-dniowym wypowiedzeniem. Obie zasady są na piśmie w umowie. Pełne zestawienie w złotych znajdziesz w cenniku.

Jeśli porównujesz agencję z własnym handlowcem, pomoże tekst Outsourcing sprzedaży B2B czy własny zespół. Jak wygląda cała oferta, opisuje Pozyskiwanie klientów B2B.

Co przygotować, zanim zapytasz o ofertę

Agencja wyceni trafniej, jeśli dostanie pięć informacji: kto kupuje (branża, wielkość firmy, stanowisko decydenta), w jakich regionach, jaką wartość ma średnie zamówienie, jak długo trwa Twój cykl sprzedaży i kto po Twojej stronie przejmuje rozmowę po odpowiedzi. Ostatni punkt waży najwięcej, bo nawet najlepsza kampania traci wartość, jeśli zainteresowana odpowiedź czeka kilka dni na reakcję. Ustal więc z góry, kto odpisuje i w jakim czasie.

Kiedy to nie jest dla Ciebie

Jeśli Twoi kupujący odpowiadają głównie na telefon, potrzebujesz call center albo partnera, który prowadzi długi proces techniczny za Ciebie, Ripe Leads nie będzie właściwym wyborem. To samo dotyczy sytuacji, gdy wynik jest potrzebny w dwa tygodnie, bo rozgrzewanie domen nadawczych trwa dwa tygodnie przed pierwszą wysyłką.